格子云办公平台项目管理模块使用

作为一个专门进行项目方案设计和项目运营管理的企业,项目数量众多,如何能有条不紊地管理所有项目,了解每个项目的进程,以及如何能更好地进行项目协同,这是非常重要的事情。每一个项目设计到非常多的细分子任务,每一个子任务又伴随着大量的具体行动计划,而每一个具体的行动计划都涉及到一个里程碑,这些串联起来,就是项目最终妥善完成的保障。当然,每个项目都少不了相关的负责人和团队成员。

根据去年我们用一个星期的时间闭关会议所讨论出来的BSC平衡计分卡,刚好就是需要这样的一个项目管理系统来合理分配任务及监督推进项目任务的进程。下面是我测试格子云办公平台的“项目管理”模块的使用。

一、安装格子云办公平台及项目管理模块。

在安装系统前,要准备的东西肯定就是一个项目的详细行动计划,例如,我们公司内部制作的BSC平衡积分卡,共有“战略主题”、“目标”、“具体行动”、“里程碑”、“责任者”和“辅助成员”。这些项目信息都要有一个详细并且清晰的了解。

系统安装我就不多说了,这个应该属于你只要在40岁以内就基本能解决的问题。

打开格子云办公平台后,第一次使用需要到应用商店去安装这个应用,需要说明的是这个应用在管理员账号下使用是免费的,只限一个人,如果需要分配给其他项目团队成员使用,是按照每个人每月50元的价格收费的。安装完毕,打开项目管理模块,如下图一:

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二、项目管理模块个功能使用简介

其实项目管理这个模块可以根据自己的需要来使用,不一定全部功能都要用上,现在只对几个我认为有用的介绍一下。

看模块左上角,有“项目管理”几个字样,接下来就有”首页“”消息“”修改“这几个字样,下面是”首页“”消息“及”设置”。这几个按钮基本没用。

在往下看是“项目列表”、”我的分组“和”新建项目“。(注:新建项目只有管理员才有权限,以此类推,下面的新建任务和子任务只有负责人才有权限。)

新建一个项目以后,项目下需要新增多个任务,每个任务会有一个里程碑、负责人及成员。

三、BSC平衡计分卡举例。

按照我们的BSC平衡计分卡,我将项目管理中的”我的分组“改成平衡计分卡中的”战略主题“。建立好所有的”战略主题“后,我要”新建项目“,新建的项目则是我们平衡计分卡中的”目标“,再将”目标“归类到相应的”战略主题(我的分组)“下,这样就可以按照相应的层序来查阅项目的进展了。

当每个”目标(项目)“都建立好以后,点击相应的项目,就可以添加新的具体任务,而这些任务,我将其定义为”具体行动“。补充说明:在项目和具体任务中都可以添加不同的负责人和成员的,而且可以设置每个成员只能查看自己参与的项目进展。而在分配好”具体行动(任务)”后,就可以编写里程碑了,值得一说的是格子云办公平台的里程碑和我们自己的平衡计分卡的里程碑是一样的。

全部都设置好以后,就可以开始工作了,为了方便项目间的成员的即时沟通,在每个任务下方都可以即时聊天(想微博一样),而在每个任务的右边也可以新建一个群组进行聊天(类似QQ)。同时,如果涉及到Word或者Excel文档的协同更改,还可以利用格子云办公平台的“Office”插件(免费)进行协同修改。

格子云办公平台暂时支持安卓的客户端,iOS的客户端据说很快就可以上线了。

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